Ингресс Софт
+38 (0462) 65-11-20
+38 (0462) 65-35-20
soft@insoft.cn.ua Ингресс Софт на Facebook

Проектная методика

На опыте внедрения информационных систем учета и управления у наших заказчиков, изучив ряд типовых подходов к проектной методике, мы адаптировали собственную проектную методику к процессу внедрения программного продукта «1С:Предприятие». Далее описаны основные моменты подхода и стадии взаимодействия с Заказчиком.


Стадия «Знакомство с Заказчиком»

После первого контакта с Заказчиком, предварительного знакомства и подтверждения им намерения начать проект, клиента интересует стоимость и сроки реализации плана. Цель проведения экспресс-обследования предприятия Заказчика - за относительно короткий срок (в среднем неделя) найти ответы на эти и другие основные вопросы:

  • какие стратегические задачи хочет решить Заказчик, чтобы достичь своих целей;
  • выявить и оценить текущее состояние основных бизнес-процессов Заказчика;
  • оценить уровень подготовленности Заказчика - технический, организационный;
  • предложить пути для решения поставленных задач;
  • оценить риски и необходимые регламентные мероприятия для их минимизации;
  • предоставить укрупненный план-график и смету работ (оценка с погрешностью до 30-40%).

Экспресс-обследование

Работы по экспресс-обследованию начинаются после подписания Сторонами соответствующего договора и получения Исполнителем оговоренной в договоре предоплаты. Продолжительность составляет 3-9 дней в зависимости от предположительного объема на проекте.

Последовательность шагов экспресс-обследования:
  1. со стороны Заказчика определяется группа сотрудников для интервьюирования, в которую обычно входят руководитель, топ-менеджеры, начальники подразделений;
  2. происходит интервьюирование посредством живого общения представителя Исполнителя и сотрудников Заказчика, ведется запись на диктофон. Сотрудники Заказчика рассказывают об основных бизнес процессах предприятия, также при этом отмечаются особенности, выявляются «узкие» моменты;
  3. по результатам интервьюирования Исполнитель оформляет документ «Отчет об экспресс-обследования» со следующими разделами:
  • общие сведения;
  • структура предприятия;
  • цели и задачи;
  • характеристика основных бизнес-процессов в контексте автоматизации;
  • анализ применения типового программного продукта, максимально удовлетворяющего требованиям Заказчика;
  • последовательность мероприятий по проектированию и запуску системы.

Целью этапа экспресс-обследования не является детальное изучение бизнес-процессов Заказчика, т.к. это может потребовать значительно большего объема времени. Если по результатам экспресс-обследования будет принято решение о старте сотрудничества, то такое подробное обследование будет проведено уже в рамках проекта.

Основной целью экспресс-обследования является значительное снижение рисков по срокам и бюджету до старта программы. Так же во время этого этапа стороны «присматриваются» друг к другу и могут получить первые впечатления от взаимодействия.


Стадия «Предпроектных переговоров»

По результатам экспресс-обследования Заказчик принимает окончательное решение о необходимости реализации проекта. На этой стадии он ещё может отказаться от начала работ, отложить их на оговоренный срок или найти другого подрядчика.

При положительном результате Стороны утверждают этапы, сроки, смету и график платежей, подписывают проектный договор. Исполнитель приступает к работам согласно договору в течение трех рабочих дней с момента поступления на его расчетный счет предоплаты, которая указана в договоре.

Заказчик оплачивает работы в следующем порядке:

  • до начала процесса по каждому этапу производится предоплата в размере 70 процентов от стоимости соответствующего этапа (предоплата не сразу за все этапы, а только за те, к которым приступают представители Исполнителя);
  • оставшиеся 30 процентов суммы каждого этапа оплачиваются в течение пяти дней после подписания акта сдачи-приемки выполненных работ по соответствующему этапу.

Стадия «Реализация проекта»

Проект – временное мероприятие, направленное на достижение поставленных целей в рамках установленного бюджета и сроков.

Управление проектом

На момент старта программы утверждается основной документ, регулирующий все положения, – Устав проекта, который подписывается обеими сторонами, а также обязателен для выполнения. Устав содержит такие разделы:

  • общие сведения;
  • содержание;
  • допущения и ограничения;
  • технология выполнения работ;
  • организация;
  • регламент основных рабочих процедур.

Согласно этому документу должны быть сформированы органы управления проектом:

  • Управляющий комитет - создается с целью осуществления планирования, контроля и управления проектом. В него входят: куратор и руководитель проекта со стороны Заказчика и Исполнителя;
  • Рабочая группа - включает в себя: руководители проекта со стороны Заказчика и Исполнителя, а так же руководителей подразделений, участвующих в проекте.

По результатам этапа экспресс-обследования будет сформирован укрупненный план работ проекта, который может корректироваться по мере его хода.

Начиная с момента старта проекта, руководители проекта ведут ежедневное оперативное планирование работ. Как правило, горизонт планирования не превышает календарного месяца.

По окончании календарной недели руководитель проекта со стороны Исполнителя формирует документ «Отчет о состоянии проекта». Отчет содержит общее состояние проекта, а также выполненные работы за прошедшую неделю и запланированные на следующую неделю.

Оперативный план ежедневно и отчет о состоянии хода работ еженедельно отсылается всем заинтересованным лицам по электронной почте.

Совещания группы происходят по мере необходимости и организуются руководителями программы.

Совещания управляющего комитета проводятся, как правило, раз в неделю. На совещании рассматривается отчет о состоянии хода выполнения работ, решаются вопросы, которые не могут быть решены на совещаниях группы.

Технология выполнения работ.

Последовательность выглядит следующим образом:

  • предпроектное обследование и техническое задание на доработку типового решения;
  • доработка типового решения;
  • обучение сотрудников;
  • проведение опытной (опытно-промышленной) эксплуатации системы;
  • создание инструкций пользователя;
  • ввод системы в промышленную эксплуатацию;
  • гарантийное обслуживание.

Предпроектное обследование и Техническое задание

Как правило, производится уточнение и углубление данных, полученных во время экспресс-обследования. Предпроектное обследование происходит в форме интервьюирования сотрудников Заказчика. В результате будет сформирована модель основных бизнес-процессов, которая существует на момент проведения обследования.

Учитывая цели и бизнес-требования Заказчика, а так же опыт Исполнителя в решении подобных бизнес-задач, Исполнитель предлагает к рассмотрению новую модель основных бизнес-процессов Заказчика. В ходе ряда обсуждений предложенная модель с возможными корректировками принимается как рабочая.

На этой же стадии производится выбор типового программного продукта (варианты типовых продуктов) (далее Продукт) и функциональное моделирование основных бизнес-процессов согласно утвержденной модели. Моделирование заключается в прохождении тестовых примеров на ограниченных наборах данных. На данной стадии не предполагается обучения сотрудников Заказчика.

По мере обсуждения будущей модели бизнес-процессов и проведения функционального моделирования отмечается несоответствие между моделью, заложенной в Продукте и бизнес-процессами Заказчика. По каждому несоответствию принимается и фиксируется решение либо о доработке Продукта, либо о реорганизации бизнес-процесса Заказчика.

По результатам функционального моделирования оформляется документ «Отчет о предпроектном обследовании», который утверждается обеими сторонами. Позже утверждается документ «Техническое задание», которое будет содержать необходимый объем доработок Продукта.

Все бизнес-процессы группируются в очереди, по каждой из которых выделяются следующие этапы:

  • реализация и тестирование - реализация доработок, разработка и проведение программы испытаний;
  • подготовка и ввод в эксплуатацию: распределение функциональных ролей между сотрудниками, обучение пользователей, опытная эксплуатация, создание руководства пользователя;
  • начало промышленной эксплуатации.

Расширение рамок проекта

В проектном договоре по умолчанию присутствует этап «Согласование стоимости». Он нужен лишь в тех случаях, когда по результатам предпроектного обследования объем значительно увеличился и требуется пересмотр стоимости и сроков выполнения. Результатом будет являться договор о внесении изменений и дополнений к проектному договору относительно этапов, сроков и стоимости выполнения работ.

Также расширение рамок сотрудничества может выявиться в последующих стадиях, когда Заказчик просит добавить функционал, не озвученный на стадии предпроектного обследования. При необходимости проведения дополнительных работ, не предусмотренных проектным договором, Стороны заключают договор о внесении изменений и дополнений к договору с указанием содержания работ, сроков, условий их закрытия и порядка оплаты.

Реализация и тестирование

Производится доработка типового решения согласно документу «Техническое задание». По мере того, как будут произведены необходимые доработки, составляется документ «Программа предварительных испытаний». Она содержит последовательность действий (элементарных операций), выполнение которых обеспечивает прохождение бизнес-процессов в системе. В случае успешности прохождения контрольных примеров утверждается документ «Протокол испытаний».

Подготовка и ввод в опытную эксплуатацию

На этой стадии производится настройка параметров системы, создаются правила переноса данных из старой системы. Самым оптимальным вариантом опытной эксплуатации является параллельная работа в двух системах – старой и новой. Старая является основной и работа в ней происходит в обычном порядке. В новую систему данные вносятся с некоторым опозданием. На этой же стадии производится обучение сотрудников Заказчика работе в новой системе и создание инструкций пользователя.

После окончания периода опытной эксплуатации производится сверка данных старой и новой системы. По результатам проверки принимается решение о переходе на новую систему или переносе срока перехода на более поздний период.

Следует понимать, что значительно возрастает нагрузка на сотрудников Заказчика в связи с двойной нагрузкой при работе сразу в двух системах.

Начало промышленной эксплуатации

Стадия начала промышленной эксплуатации обычно является результатом успешного окончания этапа опытной эксплуатации. Возможен вариант, когда промышленная эксплуатация начинается без прохождения опытной эксплуатации, что сопряжено со значительными рисками. В момент ввода системы в промышленную эксплуатацию утверждается соответствующий акт.

Гарантийные обязательства

Предусматривают оказание следующих услуг (бесплатно в течение трех месяцев с момента подписания Акта ввода в промышленную эксплуатацию программного продукта):

  • консультирование Руководителя проекта со стороны Заказчика по телефону и/или e-mail. Стандартное максимальное время реакции – 1 рабочий день;
  • оперативное исправление обнаруженных ошибок, допущенных Исполнителем в рамках программы. Стандартное максимальное время реакции – 1 рабочий день.

Составляющие успеха:

  • готовность предприятия Заказчика;
  • методология ведения проекта;
  • готовность программного продукта;
  • квалификация персонала Исполнителя.

Стадия «Послепроектное сопровождение»

Договор на послепроектное сопровождение обычно заключается по окончании запуска системы в промышленную эксплуатацию и предусматривает проведение разовых работ. В его рамках возможны коррекция моделей бизнес-процессов по мере развития предприятия Заказчика, разработка новых функциональных участков, дополнительное обучение. Также в рамках договора о сопровождении возможно проведение регламентных работ и работ по установке обновлений системы. Время реакции сотрудника внедренческого центра на обращение стандартное и составляет 1-3 рабочих дня.